Gérer sa boîte mail efficacement avec Gmail

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Votre boîte aux lettre Gmail déborde ? Vous n’avez pas de libellés pour tout ce qui vous est envoyé ? Vous vous perdez dans les mails actions, les réponses, les rendez-vous ? Je vous propose dans cet article une solution simple pour gérer sa boîte mail efficacement. Découvrez la fonctionnalité expérimentale des boîtes aux lettres multiples avec Gmail !

Gérer sa boîte mail efficacement avec les libellés de Gmail

J’utilise Gmail depuis plusieurs années et j’en suis très satisfaite. Outre le grand espace de stockage, l’accessibilité partout et la recherche facilitée, il y a les libellés.

Ces libellés peuvent être considérés comme des mots clés ou bien encore des dossiers. Il suffit de créer un libellé et de l’assigner à un mail pour qu’il apparaisse.

Vous pouvez également les gérer très finement en ne faisant apparaître dans le menu de gauche que ceux qui vous sont utiles en permanence. D’autres seront affichés seulement s’il y a un nouveau message dans le libellé. Certains enfin ne seront jamais affichés et n’existeront que dans un but de classement.

L’avantage également c’est que vous pouvez créer des filtres (dans Paramètres > Filtres) et donc trier dès leur arrivée dans votre boîte de réception, vos messages. Ils peuvent par exemple être directement envoyés vers les libellés correspondant sans même passer par la boîte de réception (archivage automatique).

Gérer sa boîte mail efficacement avec plusieurs boîtes aux lettres

Une autre fonctionnalité que j’ai découverte il y a quelques mois et qui permet de gérer sa boîte mail efficacement, se trouve dans les labos de Gmail (Paramètres > Labos). Il suffit de l’activer, elle s’appelle « Plusieurs boîtes aux lettres » par Vivi. Une fois ceci-fait un nouvel onglet s’appelant, sans surprises « Plusieurs boîtes aux lettres », apparaît dans les paramètres de Gmail.

Grâce à cet onglet vous pourrez définir jusqu’à 5 nouvelles boîtes aux lettres (en plus de votre boîte de réception) basées sur les recherches que vous pouvez faire. De mon côté j’utilise essentiellement les « étoiles » de Gmail. Vous pouvez avoir plus d’infos sur la recherche avancée ici.

Pour les paramètres j’ai choisi :

  • gérer sa boîte mail efficacementhas:red-bang (point d’exclamation rouge) → A faire dans les deux jours
  • has:red-star (étoile rouge) → Rendez-vous
  • has:yellow-bang (point d’exclamation rouge) → A faire plus tard
  • has:orange-guillemet (guillemet de droite orange) → A ne pas oublier
  • has:blue-info (i comme infos bleu) → Documentation

Comme vous le voyez, je gère beaucoup de choses grâce à Gmail uniquement (actions, rendez-vous, docs). Evidemment en plus de cela j’ai une todolist externe qui me permet des gérer des tâches qui ne sont pas des emails.

Pour ne pas être débordée, j’affiche seulement 7 conversations par boîte aux lettres et je dépile rapidement celles qui contiennent des choses à faire.

Pour l’option du « positionnement des volets supplémentaires » j’ai choisi de les mettre en dessous de la boîte de réception pour :

  1. toujours avoir les nouveaux emails sous les yeux
  2. pouvoir (et devoir !) les trier rapidement sous peine de ne plus voir mes boîtes aux lettres supplémentaires

Voilà donc deux astuces qui me permettent d’avoir quasiment aucun email dans ma boîte de réception, d’avoir des choses à faire triées et des emails tous bien classés où il faut. Et vous comment vous faites pour gérer votre boîte mail efficacement ?


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28 Commentaires

  1. Je pense qu’il est préférable d’utiliser un logiciel de messagerie comme Thunderbird par exemple (ou Outlook). Ces logiciels de messagerie vous permettront une personnalisation totale de votre compte de messagerie, et surtout vous gagnerez beaucoup de temps.
    Le dernier article : Coque iPhone 4/4S Drapeau Espagne Grunge Noir

  2. @marie : Moui, je ne suis pas du tout d’accord. Gmail j’y ai accès partout de mon ordinateur à mon smartphone en passant par l’ordi de mes parents ou celui de belle-maman quand je suis en vadrouille.
    Plus jamais je ne reviendrais à un « logiciel de messagerie » installé sur l’ordi.

  3. Bonjour,

    J’utilisais la messagerie MSN avant, mais je reconnais que GMAIL est tellement plus fonctionnel, plus pratique et gère mieux les SPAMS.

    C’est vrai que contrairement à un logiciel installé sur votre ordinateur, vous pouvez utiliser GMAIL sur n’importe quel PC, du moment que vous avez une connexion Internet.

    Merci pour l’astuce pour gérer plusieurs boites mails. Je vais la tester.
    De plus, sur ma tablette, l’application GMAIL est une vrai merveille pour gérer mes mails.

    Par contre, niveau confidentialité, il faut savoir que GMAIL analyse tout les mails y compris le contenu des mails. Bon voilà, mais bon cette tendance est très répandu.
    Le dernier article : Une solution efficace pour arrondir ses fins de mois

  4. Personnellement il est hors de question pour moi d’utiliser un logiciel de messagerie installé sur l’ordinateur pour mes mails. Depuis que j’ai commencé à utiliser Gmail, ma gestion de mail est plus efficace et plus performante donc je suis très satisfaites par cet excellent produit Google .
    Le dernier article : Comment jouer à Song Pop sur Facebook?

  5. La nouvelle mis à jour de gmail apporte beaucoup de d’évolution et de praticité.

  6. J’ai commencé tout d’abord à utiliser Outlook express pendant un certain temps qui était pas mal mais lorsque j’ai découvert Gmail, je l’ai laissé vue que gmail est nettement plus performant.

  7. J’utilise Outlook express pour gérer mes e-mails professionnels et il n’est pas mal du tout. Il me permet de bien classifier et classés mes mails donc je suis assez satisfait.

  8. Je me perds un peu dans les nouvelles fonctionnalités…merci pour votre article!
    Le dernier article : Ce site web vous permettra de dénicher un traiteur à Paris.

  9. Salut,
    C’est vrai que Gmail est très efficace mais, il est préférable d’utiliser un logiciel de messagerie comme thunderbird et surtout quand vous possédez plusieurs comptes en même temps.

    À part ça, je trouve votre article excellent 🙂

    Bonne continuation
    Le dernier article : Quel est le meilleur antivirus gratuit ?

  10. Merci pour l’article.J’utilise thunderbird et c’est plutôt bien vue que ça me permet de gérer mes comptes simultanément.

  11. Personnellement, j’utilise le type de boîte de réception « non lus d’abord » pour trier les messages non lus et déjà lus. Le fait de trouver les messages à lire en début de ma boîte me fait gagner énormément du temps.
    Le dernier article : classement banque

  12. Accessible partout, Gmail est la boite virtuelle la plus utilisée dans le monde. Sur ton ordinateur, sur son smartphone, tu peux toujours accéder à ta messagerie sans avoir installé quoi que ce soit. Le plus, par rapport aux autres webmails, Gmail peut gérer tes spams.
    Le dernier article : La guerre entre cigarettes : une grande première en France

  13. Je suis tout a fait d’accord, il n’y a pas comme Gmail!!
    Je ne connaissais pas l’autre fonctionnalité de Gmail qui permet de gerer sa boîte mail efficacement avec plusieurs boîtes aux lettres, c’est bon à savoir!
    Merci pour ces conseils
    Le dernier article : Réserver une maison de retraite avec de la place est plus compliqué qu’il n’y parait.

  14. Persi, je trouve mon bonheur chez gmail, je suis pro-gmail mais avant j’utilisais beaucoup outlook. Le plus avec gmail c’est le fait de bien pouvoir séparer le privé du professionnel avec les systèmes de filtre mais aussi, le fait de synchroniser le même compte gmail sur tous les terminaux. En plus, niveau sécurité, gmail est vraiment pas mal! J’en suis bien contente!
    Le dernier article : 15 manières d’utiliser le sens de l’humour pour obtenir un job

  15. J’ai personnellement du mal avec la présentation graphique de gmail…

    Live propose également de nombreuses fonctions de gestion des courriers entrant et de la mise en place de filtres mais il ne me semble pas que la gestion de plusieurs boites est possible comme ce que vous décrivez dans l’article…

    Un conseil: une autre fonctionnalité très utile du Labs de gmail: paramétrer des réponses automatiques en fonction de plusieurs critères comme l’envoyeur, le sujet du mail…

    Extrêmement utile et permet de faire une sorte d’auto-répondeur gratuit 😉
    Le dernier article : Anatomie humaine: Les 3 meilleurs livres

  16. la boite mail de google « gamil », est devenue certes indispensable pour la plupart des internautes, et c’est devenu nécessaire pour avoir accès à beaucoup de services google comme le nouveau réseau social « Google+ ».

  17. Bonjour,

    Je pense que de plus en plus de personnes ont plusieurs boite mail et plusieurs adresses. Pour ma part, j’utilise outlook et Gmail. Mais j’ignorais toutes ces fonctionnalités.
    Cordialement,
    Michel
    Le dernier article : Une Liste infinie de prospects en MLM

  18. Je viens de découvrir récemment une grande utilité de Gmail grâce à son module Streak. Maintenant lorsque j’envoie un email, je sais qui, quand et où mon destinataire à ouvert mon email. Si il sont sur Gmail aussi, je sais si ils sont en ligne. Très pratique.

  19. John Alright (5 comments)

    J’ai oublié de dire que Streak est gratuit et que ma femme l’utilise pour son business.

  20. Je suis un peu perdu, vous nous proposez d’utiliser gmail comme client de messagerie? En remplacement de thunderbird ou outlook par hasard? J’avoue ne pas avoir très bien cerné la méthode. merci

  21. Bonjour,

    Merci pour ces conseils précieux !

    Gmail a vraiment révolutionné l’univers du mailing par toutes ces fonctionnalités, plus besoin de faire des va-et vient pour trouver quelques choses.

    Nous pouvons écrire un nouveau mail tout en consultant les anciens, si on a un oublie.

    Et le fait, qu’il puisse être relié à l’agenda proposé par Google est également une super idée.

    Amicalement,
    Kévin.
    Le dernier article : Devenez riche grâce à Clairefontaine !

  22. Je ne connaissais pas la possibilité d’avoir plusieurs boîtes aux lettre sous Gmail. Intéressant 😉 De mon côté j’utilise à la fois le webmail pour l’accès à distance et Thunderbird en laissant une copie du mail sur gmail. J’ai également un abonnement payant pour avoir 80 Go de stockage de manière à conserver les fichiers que l’on m’envoie 🙂
    Le dernier article : Solitaire du château

  23. Super, merci ! Je cherchais la liste des opérateurs qui permettent de sélectionner ces différentes boîtes (is:unread par exemple) et les voilà !
    Grand merci

  24. Alber (1 comments)

    C’est pour cette raison que j’adore utiliser Gmail, il offre un excellent service, simple et efficace mais aussi très puissant.
    Pour ceux qui veule vraiment la meilleur messagerie, ils n’ont que choisir Gmail.
    Pour Lire d’autres articles sur Gmail consultez mon blog messagerieblog.com

  25. Franchement je trouve cette messagerie top face à celles de Yahoo! ou encore laposte !

  26. Effectivement avec l’arrivée intempestive des messages, il est parfois difficile de gérer sa boite mail. Cet article nous aide à y voir un peu plus claire et j’en remercie l’auteur.

  27. Moi, j’ai toujours utilisé Thunderbird, et je suis très satisfait du rendement, mais je suis ouvert à tester d’autre application de messagerie, et pourquoi pas Gmail, le leader du secteur.

  28. Bonjour à tous,
    devant gérer plus de 1000 mails par jour pour moi et mes clients qui délèguent leurs mails sur ma boite pour tout ce qui informatique & sécurité, je suis client Gmail depuis le lancement , avant j’avais Outlook et Thunderbird.
    mais aujourd’hui totalement Gmail
    avec l’usage des icônes et des filtres avec les libellés
    mais surtout avec les réponses standardisées et tous mes comptes rattachés à un seul compte (ce qui ne m’empêche pas de choisir envoyer DE : me propose le choix sur ma cinquantaine de comptes)
    Regret de Gmail : trier par sans libellé.
    j’ai ajouté il y a peu une NAs Qnap T250+ avec son plugin de sauvegarde de compte gmail , un régal mes mails chez Google et sur ma Nas au cas où et toutes les pièces jointes sont proprement rangées.
    bon utilisation de Gmail, le plus dur c’est de dire on arrête le logiciel local après c’est que du bonheur !!!

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