Trop de choses à la fois

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Il y a des jours où on n’a envie de rien faire, il y a des jours où on n’a le temps de rien faire, il y a des jours où plein de deadlines arrivent à leur fin et il y a des jours où c’est les trois à la fois.
Aujourd’hui était un jour comme ça ce qui fait que j’ai fait à peine le tiers du travail que j’avais planifié et que je devrais, horreur, remettre au lendemain.
Comment essayer au mieux de ne pas se retrouver submergé et découragé à la fin de ce genre de journée ou semaine ? Quelques astuces…

1. Je n’ai pas envie…
Tout d’abord vous pouvez lire le petit article que j’ai écris sur 5 astuces simples pour rester motivé.
Ensuite le meilleur moyen c’est de se rappeler de la petite formule suivante « Moins j’ai envie, moins ça me paraîtra important, moins j’en aurais envie. » Et donc ? Ca veut dire qu’il vous faut top-prioriser la chose qui ne vous fait pas envie. Ok elle est peut-être rébarbative ou réellement inintéressante mais vous devez la faire, c’est VOTRE priorité.
Ca revient à dire « Commencez par les choses difficiles et ennuyeuses » le reste ira de soi.

Un autre petit truc qui marche bien c’est de vous placer dans la position de celui qui doit quelque chose.
Par exemple vous devez à vos lecteurs d’écrire sur votre blog, vous ne pouvez les laisser tomber. Vous devez terminer cet article qu’on vous a demandé car si vous ne le faites c’est votre image qui va en prendre un coup. En vous plaçant à cette place délicate, vous réaliserez qu’on attend quelque chose de vous et que des personnes peuvent dépendre (à plus ou moins grande échelle) de votre travail.

Source Flickr

2. Je n’ai pas le temps…
Il y a déjà énormément d’articles sur la gestion du temps, l’efficacité ou l’augmentation de la productivité, de livres et de conseils pratiques donc je ne vais pas redire les mêmes choses.

Par contre  posez-vous une question : est-ce que vous n’avez réellement pas le temps (dans ce cas ce serait un manque d’organisation) ou est-ce vous ne le prenez pas ? Si c’est la deuxième réponse, rien ne sert de s’acharner, il faut d’abord trouver pourquoi.
Est-ce que la chose que vous devez faire est une contrainte ? Est-ce un objectif trop gros ? Est-ce que vous avez accepté de réaliser cette tâche pour « faire plaisir » sans y réfléchir à deux fois ?
Si c’est encore possible redéfinissez votre projet et les étapes pour l’accomplir. Réfléchissez à  ce que vous devez réellement faire et si vous voyez vraiment que ça ne va pas, désengagez-vous avant qu’il ne soit trop tard.

3. J’ai des urgences que je n’avais pas planifiées…
Les urgences viennent le plus souvent de contraintes extérieures mais peuvent également venir de vous-même.
Mais même dans l’urgence il faut savoir garder un minimum la tête froide. Vous avez d’autres choses à faire que vous avez planifiées et pour lesquelles vous êtes motivées (voir les points 1 et 2) donc quelques instants de réflexion sont nécessaires pour savoir si les tâches à faire tout de suite, sont vraiment si pressées que cela.

  • Bénéfices / Sacrifices
    Evaluez si la tâche urgente apporte réellement un plus non négligeable à votre travail ou si, par rapport au temps de réalisation nécessaire, elle ne serait pas moins productive. C’est déjà une première façon d’évaluer la priorité de la tâche en comparaison à celle que vous êtes en train de faire et donc de choisir de continuer sur votre lancée ou de vous interrompre pour prendre en charge l’urgence.
  • Gestion des imprévus
    Par définition les urgences sont imprévues mais une gestion astucieuse de votre temps peut vous permettre de placer quelques tâches secondaires (comprendre non importantes non urgentes) sur lesquelles vous pourrez éventuellement empiéter pour éviter de vous retrouver complètement paniqué devant une tâche urgente à faire. Evidemment ce n’est pas une méthode à utiliser à chaque fois, sinon même vos tâches secondaires pourraient se transformer en urgences.
  • Apprendre de l’urgence
    Une fois la tâche expédiée, vous serez soulagé de vous en être débarrassé mais ce n’est pas pour autant qu’il faut en rester là. Réfléchir à la façon dont l’urgence est arrivée, comment vous l’avez traitée et ce que vous pouvez en retirer est tout aussi, si ce n’est plus, important que le fait de traiter la tâche en elle-même.

Voilà donc quelques pistes pour éviter de se retrouver démotivé ou à cours de temps face à certains tâches urgentes ou encore face à une avalanche de choses à faire qui nous décourageraient au premier abord.

Et vous, comment faites vous pour gérer beaucoup de tâches à la fois sans vous sentir submergé ? Quelle est votre attitude face aux imprévus ?


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5 Commentaires

  1. Pour éviter d’être submergé, je planifie au maximum. Je priorise sachant que les VRAIS urgences il n’y en a que très peu. Et pour finir, je dis (ou plutôt j’apprends à dire) non.
    Le dernier article : fraZcknet change de look

  2. Merci pour ton commentaire.
    En effet apprendre à dire non est aussi une solution qui peut nous aider à ne pas être submergé.
    Le dernier article : Dépenser moins- oui mais à quel prix

  3. Le problème des urgences est qu’elles jouent sur notre côté émotionnel.
    Stress, envie de faire plaisir ou d’aider, doute sur notre capacité à tout gérer…
    Du coup, nous avons beaucoup de mal à voir les choses de façon cartésienne et les traiter pour ce qu’elles sont : Des tâches urgentes et non des tâches importantes.

    Tes conseils sont vraiment très judicieux, car ils permettent de prendre Ce recul nécessaire à la bonne gestion de l’urgence.

    NB : merci pour le lien 🙂

  4. Intéressant article, pour qu’on puisse gérer notre temps dans une journée, il faut qu’on face une petite liste de nos tâches et mettre les plus important là dedans comme ça même s’il y a des urgences, ils sont déjà prévu pour être finir.

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